La Comunicación Interna
Políticas de comunicación interna
Para que toda la comunicación interna sea coherente, vaya en una misma dirección y se relacione directamente con la comunicación externa, se ha de establecer un cimiento que lo soporte todo: el plan de comunicación interna. Este plan es la clave para gestionar correctamente la información corporativa, aquella que está relacionada con los mensajes que desde la empresa se emiten al exterior.
El objetivo es que cualquier colaborador con iniciativa o buenas ideas ha de ser escuchado, y sus aportaciones bien recibidas. La empresa debe dotar a su personal de las herramientas necesarias para que puedan hacerlo.
La esencia del plan de comunicación interna es un indicio del espíritu y los valores de la empresa, de aquello que prioriza y aquello que deja en segundo plano. De su implantación se deduce la política de recursos humanos y cuánta importancia se le da a la comunicación. Cuando se habla de políticas de comunicación interna, el comité de dirección debe impulsar decisiones referentes a las siguientes áreas de trabajo:
-Políticas referentes a reuniones de seguimiento o estratégicas: Las reuniones pueden tener finalidad informativa, para la toma de decisiones conjunta o de seguimiento. Las reuniones de seguimiento son aquellas pensadas para un departamento o un equipo de dirección, para tratar temas de diario o discutir actuaciones. Las Reuniones de carácter estratégico son aquellas pensadas para el equipo de dirección, que se hacen con una cierta periodicidad (cada 6 meses) en las que los temas que se tratan son exclusivamente estratégicos. Éstas deben tener las siguientes reglas y entre otras deben tener:
-Un organizador
-Un organizador
-Un secretario (puede ser la misma persona) que tome notas para posteriormente realizar un acta.
-Orden del día.
-Momento de inicio y final fijado que debe respetarse. (Especialmente por el Director General)
-Acta de lo hablado que debe de publicarse.
-Políticas sobre Formación: Pensada como un instrumento para desarrollar no solamente los conocimientos técnicos sino las actitudes y las habilidades de las personas, para que en su puesto de trabajo estén capacitadas para desarrollar adecuadamente su función, de acuerdo con la última tecnología, técnicas de trabajo y condiciones de seguridad…Son especialmente a destacar la formación de actitudes personales, liderazgo y trabajo en equipo.
-Políticas de uso de los emails: Son un sistema que permite enviar una información a una o varias personas, y esa información puede ser posteriormente tratada por el usuario. La utilización de los emails debe respetar las siguientes reglas:
-Un único destinatario preferiblemente. Existen empresas en las que cuando se recibe un email con 2 destinatarios, es obligatorio no contestar dicho email.
-Un único destinatario preferiblemente. Existen empresas en las que cuando se recibe un email con 2 destinatarios, es obligatorio no contestar dicho email.
-Intentar no utilizar la copia oculta.
-No abusar del CC: Los destinatarios deben ser personas a las que realmente concierna el tema que se trata.
-Introducir claramente el asunto, así el email será mucho más fácil de buscar.
-Cuidar el estilo de comunicación.
-Los emails permanecen en el tiempo, no tienen fecha de caducidad. Algo escrito en una situación en que requiere ser extremadamente enérgicos y escrito en un tono muy agresivo quedará para el futuro y nos comprometerá.
-Los emails deben escribirse sin faltas ortográficas, de expresión, ni errores de puntuación. Ello da una mala imagen propia. Las prisas no deben ser excusa.
-Los emails no deben escribirse en mayúsculas. Ello equivale a gritar.
-Los emails permanecen en el tiempo, no tienen fecha de caducidad. Algo escrito en una situación en que requiere ser extremadamente enérgicos y escrito en un tono muy agresivo quedará para el futuro y nos comprometerá.
-Los emails deben escribirse sin faltas ortográficas, de expresión, ni errores de puntuación. Ello da una mala imagen propia. Las prisas no deben ser excusa.
-Los emails no deben escribirse en mayúsculas. Ello equivale a gritar.
-Políticas sobre Eventos internos: Sirven para celebrar momentos clave de la empresa (navidad, antes de vacaciones estivales…). Son pequeños rituales en las que las personas recuerdan que están vinculadas con ouna comunidad de personas, que en estos casos son los colaboradores de la empresa. En estos eventos debe aprovecharse para que el máximo responsable intervenga recordando quienes somos, qué valores nos vinculan a la empresa y qué objetivos tenemos y nuestro grado de cumplimiento.
-Decisiones sobre la estructura de La intranet: Una intranet es una red de ordenadores privados que utiliza tecnología Internet para compartir dentro de una organización parte de sus sistemas de información.
Ella debe contener información útil para toda la plantilla como:
-Elementos de recursos humanos (calendario laboral, condiciones que afectan a toda la plantilla, organigrama, horarios, otras reglas de funcionamiento, formatos de hojas de gastos, …)
-Elementos motivacionales. (buzón de sugerencias público, cumpleaños de personas).
-Elementos formativos que variarán en función de la naturaleza de la propia empresa.